Así es como uso Evernote

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Si estás familiarizado con Evernote, sabrás que es un servicio web-site y app que te admite guardar y organizar informativos de texto, PDFs, informativos de voz, imágenes(multimedia) etc. No obstante estoy seguro que, como a mí me pasó, no sabes por dónde empezar. Todo el universo habla de Evernote, todo el universo lo usa, todo el universo lo adora, todo el universo es súperproductivo… no obstante yo no le sacaba partido, acababa usándolo esporádicamente. Hasta que di el paso y me convertí a la religión Evernote.

A más info(datos). tengas guardada, más fantástico e irremplazable te parecerá Evernote

En el capítulo hablo de mi experiencia personal y de cómo lo uso. Creo que los artículos sobre cómo lo utilizan son más didácticos y más inspiradores que el típico manual con las cuatro cosas básicas y lo maravilloso que es para guardar X. Uso Evernote para guardar información, es mi librería personal, no es mi app de GTD, ni mi lista de tareas ni nada por el estilo; no obstante, hay muchas personas(individuos) que utilizan Evernote para todo, inclusive para sus listas de tareas. Yo para eso uso Omnifocus, creo que Evernote no está diseñado para GTD y donde brilla es como app que te sirva de referencia para tus actividades.

Captura todo, libreta Inbox

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Este es el primordial fallo que cometí en las repetidas ocasiones que intenté utilizar Evernote, no capturar todo lo que puede necesitar (o no) en mi vida. Evernote es maravilloso cuando teneis todo lo que necesitas a dos clicks dónde, cuándo y cómo quieras, no funciona de nada sin información. El enorme error que cometía era pensar que mi adolescente cerebro se acordaría de todo, inmune al paso de las horas, días y semanas.

Apunta las cosas para liberar tu mente, no para crearte una renovada tareaNo es así, no soy una máquina, tampoco lo eres tú. La cabeza es mejor usarla para ser creativos, para crear, para producir, para resolver problemas, no para imaginar cosas que puedes apuntar. Antes de nada, olvídate de los Notebook, de los Tag etc. Instala Evernote en todos tus aparatos (está habilitado en casi todas las plataformas del mercado) y desarrolla una libreta por defecto.

Yo la llamo Inbox.

Ahí irán todas las fotos, todos los PDFs, todos los emails y todas las informativos que vaya enviando a Evernote a lo extenso del día. Es la información que tendrás que procesar cuando tengas tiempo no pierdas el tiempo tratando pensar libreta, tag, título de la nota… por Dios, apuntamos las cosas para olvidarlas de vuestra cabeza, para perder sólo unos segundos, no distraernos y continuar trabajando, disfrutando de vuestro recorrido o de cualquier ocupación que estemos realizando.

Cómo capturo contenido en mi Evernote

Drafts es mi app preferida para escribir en iOS.

Drafts es mi app preferida para escribir en iOS.

Estoy creando hincapié en cómo capturo info(datos). en mi Evernote, creo que es lo más importante. Suelo capturar de estas 4(cuatro) formas:

  • Drafts: una de mis apps favoritas. Cualquier idea, información, serie que me piden ver, algo que tengo que hacer, citas de algún libro que estoy leyendo… todo lo escribo inmediatamente en Drafts y me olvido de ello. Luego proceso esa lista de notas, derivándolas entre tareas (van a Omnifocus) e info(datos). que podré necesitas más adelante a modo de referencia (Evernote). Más info(datos). en su blog.

  • Forward de email a mi dirección de email de Evernote: lo uso muy a menudo ya que en el email archivo todo y no tengo ni carpetas, ni filtros, ni etiquetas… nada. Solo un inbox(bandeja de entrada) y un archivo. Si el email lo puedo responder en menos de 2(dos) minutos(60seg) lo hago, si no lo guardo en Evernote u Omnifocus. Puedes generar tu propia dirección de correo de Evernote para que cuando hagas forward de un email su asunto y cuerpo sean una nota con su respectivo título e info(datos). respectivamente. El email no es ni mi gestor de tareas ni mi sistema de referencia digital. En su blog explican cómo hacerlo a la perfección.

  • Web Clipper: complemento ideal cuando estoy en el Mac® (sirve para casi cualquiera navegador). Sirve para capturar una página web, o parte de ella. Es ideal para guardar tutoriales, info(datos). de referencia, manuales PDF, etc. Puedes seleccionar desde aquí en qué libreta poner la renovada nota, no obstante yo continuamente lo hago en el Inbox. Me gusta procesar con detenimiento la información. Descárgalo.

  • Atajo de teclado global en OS X: Evernote como app de escritorio te admite programar accesos rápidos de teclado globales a configurar. Pon una combinación que no usen las apps y podrás emplearla en cualquier momento, escribes y cierras. Voilà, ya teneis tu cerebro disponible y la info(datos). donde posee que estar: fuera de tu cabeza y sincronizada con todos tus dispositivos.

Organizando mi libreria digital

Estructura de mi Evernote. Hecho en MindNode.

Estructura de mi Evernote. Hecho en MindNode.

Antes de hablaros de cómo proceso el Inbox tengo que hablaros de cómo organicé la estructura de mi Evernote. Es complicado. Se puede crear de tres formas: utilizando sólo libretas (Notebooks), etiquetas (tags) o combinándolos.

Aquí el consejo que os doy es que cuantas menos libretas y menos etiquetas mejor. Cread las justas y necesarias, si no verás muchas divisiones en tu librería digital que son inservibles. Aún así, es preferencia personal, yo lo que hice fue un mapa mental con toda la info(datos). que suelo tener como referencia de mis proyectos futuros, pasados o presentes. El vuestro ha de ser como vosotros queráis.

La corporación de tu Evernote debe cambiar al ritmo que lo hace tu vida

Pese a que os sugiero pensar un poco la estructura que vais a utilizar antes de utilizar Evernote, descubrirás que tendrás que crear cambios muy a menudo (proyectos que ya no son relevantes, libretas que casi ya no usas o producción de unas nuevas).

Me decidí por combinar libretas y etiquetas, no obstante podéis tener tres libretas solo por ejemplo (Inbox, Archivo, Papelera) y organizar todo mediante etiquetas + búsqueda. Puedes así mismo prescindir de etiquetas.

Da igual la estructura que uses, lo mejor es que si buscas algo concreto busques en el buscador. Es muy potente y rápido, por eso es una fantástica idea procesar bien vuestro Inbox.

Procesando mi Inbox

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Cuando tengo un rato libre, sin embargo suele ser en el iPad® antes de dormir, lo que hago es clasificar esa montaña de papeles virtuales que tengo en mi libreta Inbox.

Muchas veces las informativos son irrelevantes y las borro, no tengas temor en hacerlo. Si no te funciona porque ya no es relevante al final del día(24hrs) bórrala sin miedo, no acumules “mierda” es tu librería virtual. A veces uno muchas informativos en una si es investigación sobre un futuro capítulo por ejemplo. Intento que cada nota sea válida por sí misma y si hace falta, que la info(datos). que dependa de ella esté correctamente enlazada.

Una vez que tengo la nota preparada la muevo a su libreta y etiqueto pertinentemente. Puedes etiquetar por contexto (PC, Casa, Familia, Recados…) o por temáticas. Como uso Evernote como referencia futura continuamente etiqueto por temática.

Limpiando mi librería digital

Cuando una nota no es relevante ya (he acabamiento ya un capítulo y las informativos eran relativas a él) la muevo a una libreta denominada Archivo o la borro. Suelo limpiar cuando me acuerdo, a veces una vez a la semana, a veces una vez al mes. No obstante es importante que lo hagáis para sostener todo ordenado, al igual que te lo recomendaría si es una librería física.

Esta es mi maestría y uso. Evernote es muy potente y casi ilimitado en funciones, adáptalo a tu uso y a tu vida. La herramienta(tool) se posee que ajustar a ti, no al revés.


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