Protege el contenido de tus documentos de Office (y recupera lo que hayas perdido) con estos trucos

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Protege el contenido de tus informes de Office (y recupera lo que hayas perdido) con estos trucos

Microsoft es consciente que tus informes pueden hundir en malas manos. Aquí teneis algunos consejos(sugerencias) para evitarlo o ponérselo más complicado a quien lo intente.

Además de tener en cuenta el contenido de un documento de Office, debemos vigilar su exhibición y formato, así como la manera en que lo vamos a compartir. No obstante otro aspecto que en ocasiones olvidamos es la seguridad. ¿Cómo eludir que un informe Office sea visto por quien no debería? ¿Cómo complicarle las cosas a quienes quieren entrar al contenido de tus documentos?

En el pasado vimos que un detalle que olvidamos antes de colaborar documentos Office como Word, Excel, PowerPoint u otros, es que estos informes integran info(datos). oculta, los llamados metadatos. En el capítulo Si compartes informes de Office, no olvides eliminar tus datos personales de los metadatos te comentamos cómo eliminarlos para eludir que esa info(datos). oculta sea visible en caso que compartas un informe en internet o con un público largo y/o desconocido.

Hoy vamos a ir un poco más allá para evitar que un informe sea abierto por quien no posee permiso para ello. Y para ello, Microsoft nos proporciona distintas soluciones. Veámoslas una por una.

Añadir una contraseña

Uno de los métodos de seguridad más antiguos es el uso de contraseña. Desde hace años, Microsoft Office admite insertar una password que bloquee el ingreso a un informe de Word, Excel o PowerPoint si no conoces esa clave secreta.

El proceso es tan sencillo como abrir dicho informe y luego ir a Archivo > Información > Proteger informe > Cifrar con contraseña. Indicamos una clave secreta y la volvemos a indicar de nuevo. Ahora sólo tenemos que guardar el informe y listo.

De ahora en adelante, sólo sera visible dicho informe de Office si redactamos la contraseña. En la versión-RC para macOS, encontraremos esta alternativa en Revisar > Proteger documento.

Cambiar los permisos de acceso

Si compartes informes Office a través de OneDrive, Microsoft te aconseja aprovechar las alternativas de acceso, libres a la vez en servicios similares como Google Drive o Dropbox.

Cuando accedemos a vuestro espacio OneDrive, en la lista de informes seleccionamos el que queremos restringir y luego pulsamos en el icono de Información. Entre las alternativas libres observaremos el link Administrar el acceso.

Además, pulsando en el icono Agregar contactos puedes invitar a otras personas(individuos) para que puedan estudiar el informe y/o editarlo. Por seguridad, es probable indicar una contraseña de acceso y una fecha de expiración de la invitación.

Recuperar tus archivos(ordenador) perdidos

Siguiendo con OneDrive, una de sus muchas habilidades es la oportunidad de recuperar un informe hospedado en los servidores de Microsoft no obstante que hemos perdido en vuestra computadora o smartphone. En concreto, asimismo de poder descargar cualquier informe de OneDrive, es probable recuperar informes que hemos eliminado de OneDrive con un margen de 30 días.

Si hemos borrado los informes Office de manera consciente, probablemente estén en la Papelera de reciclaje de OneDrive. Seleccionamos el archivo o archivos(ordenador) y luego pulsamos en Restaurar.

Si hemos reescrito un informe Office y queremos recuperar una versión-RC anterior, podemos utilizar la alternativa Historial de versiones.

Finalmente, la alternativa más drástica es la que encontraremos en Configuración en la esquina superior derecha y luego en Opciones > Restaurar tu OneDrive. Libre en exclusivo para clientes de Office 365, admite restaurar todo el contenido con un margen de hasta 30 días.

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